Das Rechnungsmodul macht Ihre Konsole zu dem Ort, an dem Sie offerieren, fakturieren und bezahlt werden. Es existiert, weil die meisten Selbstständigen aus einer Tabelle heraus fakturieren — und eine Tabelle weiss nicht, was sie bereits nummeriert hat.
1. Ihre Absenderangaben, einmal
Sie werden auf jedes Dokument gedruckt, und das Gesetz verlangt sie. Statt sie zu tippen, durchsuchen Sie das Schweizer Handelsregister: Firmenname eintippen, und das Formular füllt sich selbst — Firma, Rechtsform, UID, Adresse.
Ergänzen Sie dann Ihre IBAN — oder Ihre QR-IBAN, falls die Bank Ihnen eine gegeben hat — und prüfen Sie die Nummerierung. Sie ist fortlaufend und pro Dokumentart: Offerten und Rechnungen zählen getrennt, und eine vergebene Nummer wird nie wiederverwendet.
2. Ihre Kunden, aus demselben Register
3. Die Rechnung schreiben
Jede Position nimmt eine Beschreibung, eine Menge, eine Einheit («h», «Stk.», «pauschal»), einen Nettopreis und einen MWST-Satz. Zwei Felder lohnt es sich zu kennen:
- Abschnitt fasst Positionen unter einer Überschrift zusammen — nützlich, wenn eine Rechnung zwei Projektphasen abdeckt.
- Ausführliche Beschreibung erscheint unter der Position: der Satz, der einen Telefonanruf erspart.
4. Was Ihre Kundin erhält
5. Die Schweizer QR-Rechnung
Ihre Kundin scannt ihn mit der Banking-App: Konto, Betrag und Referenz füllen sich. Die Zahlung kommt mit ihrer Referenz zurück, Sie wissen also, welche Rechnung sie begleicht.
Die QR-Rechnung erscheint nie in der Vorschau — nur im tatsächlichen PDF. Das ist Absicht: ihre Referenz leitet sich vom gespeicherten Dokument ab, und eine Vorschau ist nicht gespeichert. Sehen Sie sie am Bildschirm nicht, laden Sie das PDF herunter, bevor Sie sich sorgen.
Offerte, Rechnung, Gutschrift
Aus einer Offerte wird eine Rechnung, ohne sie neu zu tippen. Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht — Sie stellen eine Gutschrift dagegen aus. Das ist nicht unsere Regel: das Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f) verlangt, dass ein ausgestelltes Dokument lesbar bleibt, wie es war.
Ausserhalb der Schweiz
Die Registersuche und die QR-Rechnung sind die schweizspezifischen Teile. Ohne IBAN oder in einer anderen Währung erhalten Sie schlicht eine saubere Rechnung mit Ihren Angaben, Ihrer Nummerierung und Ihren Bedingungen — diese beiden sind es, die übersprungen werden.
Schicken Sie sich die erste Rechnung selbst, bevor Sie eine an eine Kundin schicken. Sie sehen Ihr Layout, Ihre Nummerierung und Ihre Zahlungsangaben so, wie Ihre Kundin sie sieht — und in diesem Moment kostet eine Korrektur nichts.